Cel szkolenia
- uzyskanie pełnych umiejętności zawodowych do pracy na stanowisku archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego, program realizowany jest głównie w oparciu o zajęcia praktyczne przeprowadzone w archiwach państwowych i wybranych archiwach zakładowych.
Program szkolenia
1. Organizacja pracy kancelaryjnej
- informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
- organizacja pracy kancelaryjnej- charakterystyka systemów kancelaryjnych
- podstawy prawne funkcjonowania kancelarii- instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
- zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych- kształtowanie narastającego zasobu
archiwalnego
- specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
administracja rządowa
administracja samorządowa
urzędy stanu cywilnego
sądy i prokuratura
banki
biura projektowe
szkoły
przedsiębiorstwa
partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
- miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
- przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych
2. Zasady ogólne klasyfikacji akt- podział akt na materiały archiwalne i dokumentację
niearchiwalną
- ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
- przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
- podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych
3. Wewnętrzne porządkowanie materiałów archiwalnych
- dokumentacja współczesna, jej rodzaje i podział
- dokumentacja aktowa i zasady jej opracowania
- dokumentacja techniczna i zasady jej opracowania
- dokumentacja geodezyjno- kartograficzna i zasady jej opracowania
- dokumentacja fotograficzna i zasady jej opracowania
- dokumentacja filmowa i zasady jej opracowania
- dokumentacja elektroniczna
4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym
- podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
- rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
- etapy porządkowania dokumentacji
- wydzielanie materiałów kategorii B
- segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
- segregacja i systematyzacja akt kategorii A
- znakowanie akt- nadawanie sygnatury archiwalnej
5. Archiwum zakładowe- składnica akt
- cele, zadania i personel archiwum zakładowego
- lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
- zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego
- gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym
6. Dokumentacja archiwum zakładowego- inwentaryzacja dokumentacji
- spisy zdawczo- odbiorcze dokumentacji
- wykazy spisów zdawczo- odbiorczych
- karty udostępniania dokumentacji
- protokóły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
- dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
- protokóły brakowania
- zezwolenia archiwum państwowego na brakowanie
- spisy teczek założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
- inwentarz kartkowy
- inne pomoce inwentaryzacyjne
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
- metody brakowania dokumentacji
- brakowanie w zasobie uporządkowanym
- brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
- zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
- komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
- sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
- ekspertyzy archiwalne
- likwidacja dokumentacji
8. Profilaktyka oraz konserwacja dokumentacji
- wpływ temperatury i wilgoci na dokumentację- pomiar temperatury i wilgotności
- zabezpieczenie materiałów przed mechanicznym zniszczeniem
- konserwacja akt
- zalanie i zmoczenie dokumentacji
9. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego
- przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
- sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
- organizacja przekazywania
- stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
- dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
- opracowanie notatki wstępnej
10 .Informatyka w archiwum zakładowym
- ewidencja dokumentacji
- wyszukiwanie dokumentacji
- udostępnianie dokumentacji
- wydzielanie dokumentacji
11. Prawna ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
- cel ochrony prawnej
- omówienie podstawowych aktów prawnych dotyczących ochrony dokumentacji
- przepisy odnoszące się do udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
- przepisy dotyczące wypożyczania dokumentacji poza lokal archiwum zakładowego
12. Egzamin
Czas trwania szkolenia
40 godzin (w tym 16 godz. teoria, 16 godzin zajęć praktycznych oraz konsultacji indywidualnych, 8 godzin warsztatów)
Dodatkowe informacje
Szkolenie zakończone będzie egzaminem i wydaniem zaświadczeń
